プロジェクトアドミニストレーター®（PJA）とは
クライアントが本来の業務に注力できる環境を作る
プロジェクトや組織は規模が大きいほど、様々な管理作業・庶務作業が増加します。それらを一手に引き受け、組織長やプロジェクトマネージャーが本来の業務に注力できる環境を作ることが、プロジェクトアドミニストレーター®（PJA）の役割です。ルーティンワークだけでなく、リーダー層からの多種多様な作業依頼にも応えていきますので、プロジェクト全体の状況を把握した上での臨機応変な対応が求められます。
幅広い人と接点を持ち、人と人とをつなぐ
アドミ業務を担当する性質上、メンバー層からリーダー層まで幅広い人との接点を持ちます。臨機応変で人への気遣い溢れる対応をしていくことで、周囲から信頼される存在となっていきます。すると自ずと様々な情報が集まる「情報通」としての活躍の場もあります。例えば、「〇〇に困っているんだよね」という言葉を聞いた時に、「〇〇さんに聞けばわかりますよ。繋ぎますね。」といった具合に、“つなぐ”ことでプロジェクトの成功に貢献できることもあります。
PJAが解決するクライアントの課題例
会議日程の調整や準備、必要な情報の管理、スケジュールの更新など、一つひとつの課題は小さなものですが、いずれも滞ってしまうと生産性が大きく落ち、プロジェクトの進行に悪影響を与えます。
PJAが解決する課題の例をご紹介します。
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会議調整が遅れたため必要メンバーが集められず物事が進まない
会議調整、会議準備の実施
プロジェクトにおいて会議は重要な意味を持ちますが、世の中には非効率な会議が溢れています。会議を効率的・効果的に実施するため、参加者のスケジュール調整、アジェンダの確認、資料の事前配布、前回会議のToDo確認、会議後の議事録作成・配布などを行います。
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マスタースケジュールや体制図が更新されておらず、最新の情報が分からない
各種ドキュメントの管理
プロジェクトに関する資料を作成・閲覧する人が増えると、作成したドキュメントが何処にあるかわからなくなる、どのファイルが最新版かわからなくなる、資料がデグレーションしてしまう、など資料に関するトラブルが多く発生します。PJAは、ドキュメントを探しやすい状態を作り、最新版を管理することでデグレーションを防ぎます。
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会議室の機器が故障して打ち合わせの開始が遅れてしまった
働く環境の整備
プロジェクトメンバーが働くためには、PCやプロジェクトルーム、机、会議室などの機器や設備が必要です。それらをメンバーが使いやすいように整備し、管理することで、効率的に働くことができる環境を整えるのも、PJAの役割です。
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PMやリーダー層が庶務業務に追われ、コア業務に集中できていない
率先した庶務業務の遂行
プロジェクト現場では、日々柔軟な対応が求められます。そのような現場では、細々した作業をテキパキと処理してくれる人が重宝されます。また、単にルーティンワークをこなすのではなく、組織やプロジェクトの状況を理解した上で、依頼事項に対して、気の利いた対応が求められます。
